Créer et envoyer des devis

Hyperline fournit un processus CPQ complet, permettant aux commerciaux de configurer des produits, de définir un prix préconfiguré ou personnalisé et de générer un devis prêt pour la signature, facilitant le processus d’approbation interne pour les clients. Une fois qu’un devis est accepté et signé, l’abonnement associé peut être automatiquement activé, démarrant le cycle de facturation sans aucune action manuelle requise.

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Créer un nouveau devis

Pour créer un devis, allez dans la section Quoting et cliquez sur Create quote. Un devis peut être créé et enregistré en brouillon pour être complété plus tard. Plusieurs devis peuvent être créés pour le même client.

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Modèle de devis

Les devis peuvent être créés à partir d’un modèle existant, configuré dans la page des modèles. En savoir plus sur les modèles de devis sur la page de documentation dédiée. Si vous souhaitez créer un devis de zéro, sélectionnez Configure manually.

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Nom

Par défaut, le devis sera nommé « Quote ». Vous pouvez le renommer comme vous le souhaitez, en utilisant des variables pour les dates et le prochain numéro de devis.

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Paramètres

• Date d’expiration Après cette date, le client pourra toujours accéder au devis mais ne pourra plus le signer.
  Dans Settings > Quoting, vous pouvez autoriser votre client à toujours signer le devis en activant l’option « allowed signature after expiration » dans la section signature.
• Propriétaire du devis Le commercial responsable du client et du contrat. Cela peut être modifié plus tard dans le processus, et peut affecter si le devis nécessite une approbation en fonction de vos flux d’approbation configurés.

• Exiger un numéro de TVA Exiger de vos clients qu’ils ajoutent leur numéro fiscal (numéro de TVA par exemple) pour activer la signature du devis.
• Propriétés personnalisées (si elles sont configurées sur votre compte) De plus, vous pouvez exiger que votre client remplisse des propriétés personnalisées préconfigurées spécifiques pendant le flux de signature du devis. Ceci est utile pour la collecte d’informations non standard, comme des détails spécifiques à un pays.
• Exiger un moyen de paiement, particulièrement utile lorsque votre client paie par carte ou prélèvement automatique, car vous pouvez commencer à facturer et à collecter de l’argent directement une fois le devis signé.
• Exiger les détails de livraison Demandez au client d’ajouter ses détails de livraison comme partie obligatoire du flux de signature du devis.

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Abonnement

Les devis doivent inclure un abonnement pour pouvoir être envoyés. En cliquant sur add subscription, vous ouvrirez le flux familier d’attribution d’abonnement : sélectionnez un forfait, configurez les paramètres de contrat et de facturation, ajoutez des produits, personnalisez les configurations tarifaires, ajoutez des coupons.. Voir plus de détails dans la page dédiée attribuer un abonnement.

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Valeur du devis

Chaque devis créé doit avoir une valeur définie. Cette information peut être masquée au client sur la page publique du devis et le PDF. Par défaut, la valeur du devis est automatiquement calculée en fonction des prix des produits, des intervalles de facturation, des coupons et de la durée de l’abonnement/phase. Cette information peut être entièrement modifiée pour refléter une valeur de devis plus précise.

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Informations supplémentaires

Ces champs sont des champs de texte enrichi, où le texte peut être stylisé pour structurer les informations, mettre en valeur les détails et ajouter des hyperliens. Les deux champs peuvent être préconfigurés dans le modèle de devis.

• Note pour le client Ajoutez librement du texte qui sera ajouté à l’en-tête du devis. Il peut être utilisé pour donner des informations contextuelles au client avant la signature.
• Conditions du contrat Les conditions du contrat seront affichées après les détails de l’abonnement. Elles peuvent être utilisées pour donner des informations contractuelles. De plus, des clauses préconfigurées peuvent être ajoutées au devis en les sélectionnant dans le sélecteur « add from existing clause ».

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Documents

Lors de la création ou de la modification d’un devis, vous pouvez joindre un fichier PDF (5 Mo max) dans la section des informations supplémentaires. Cela vous permet d’inclure des fichiers personnalisés tels que les conditions d’utilisation ou tout autre document pertinent. Ces pièces jointes peuvent être affichées directement sur la page publique du devis et le PDF si l’option est sélectionnée.

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Affichage

Les informations affichées sur le devis peuvent être facilement modifiées en cliquant sur le bouton d’affichage dans la barre flottante du bas. Elles peuvent toutes être configurées dans le modèle de devis. Vous pouvez décider d’afficher ou de masquer le montant de la première facture, la valeur du devis et l’aperçu des documents pour les paramètres généraux du devis, ainsi que configurer les informations affichées sur l’aperçu de l’abonnement pour afficher ou masquer la valeur de la phase et les taxes, ainsi que la manière dont les paliers de prix sont affichés.

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Mise en page personnalisée du devis (beta)

Mettez à jour la mise en page du devis comme vous le souhaitez avec une approche « ce que vous voyez est ce que vous obtenez », rendant le devis aussi facile à personnaliser qu’un document Notion. Réorganisez les blocs, modifiez la formulation de tous les éléments et ajoutez des blocs n’importe où. Par défaut, l’option n’est activée que pour les administrateurs Hyperline. Cela peut être modifié dans Settings > Team > Roles > Edit.

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Envoyer le devis

Une fois finalisé, le devis apparaît comme Ready to send. À ce stade, vous pouvez décider de :

• Envoyer le devis par email à votre client, avec un message personnalisé dans le corps de l’email. Cet email sera suivi, et vous pourrez voir à chaque fois que le client l’ouvre.
• Générer un lien public pour le partager avec votre client comme vous le préférez.

Après cela, le devis passera au statut Pending signature.

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Modifier le devis

Un devis peut être modifié à tout moment tant qu’il n’a pas été signé par le client en cliquant sur « edit quote » dans le menu déroulant des actions. S’il est modifié, cela désactivera le lien public du devis et remettra le devis au statut Ready to send.

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Mettre à jour la date d’expiration

Vous pouvez mettre à jour la date d’expiration du devis à tout moment sans modifier l’intégralité du devis en utilisant l’action « Update expiration date ». C’est utile si vous devez ajuster la date suite à une discussion avec votre client ou après que le devis a expiré.

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Lien public

Hyperline offre une page publique hébergée pour partager un devis avec votre client. Sur cette page, le client peut consulter tous les détails du devis, accéder aux pièces jointes PDF, remplir ses informations de facturation et ajouter son moyen de paiement (si requis). Le client peut également accepter et signer le devis directement depuis cette page. Voir plus de détails dans la page de signature du devis.