Approbation des devis

Vous avez une équipe commerciale importante ou en croissance et souhaitez plus de contrôle sur les devis créés ? Hyperline vous permet d’ajouter des flux d’approbation avant qu’un devis ne soit envoyé à un client pour signature.

​

Flux d’approbation

Les flux d’approbation vous permettent de définir des règles personnalisées pour exiger automatiquement l’approbation des devis qui répondent à des critères spécifiques. Vous pouvez configurer des processus d’approbation en plusieurs étapes avec des approbateurs individuels ou basés sur des rôles, garantissant que les bonnes personnes examinent les devis avant qu’ils ne soient envoyés aux clients.

​

Configurer les flux d’approbation

Pour configurer les flux d’approbation :

1. Allez dans Settings > Approvals
2. Cliquez sur Create workflow pour ajouter un nouveau flux d’approbation
3. Configurez les règles du flux et les étapes d’approbation
4. Enregistrez le flux

Vous pouvez créer plusieurs flux d’approbation. Lorsqu’un devis correspond à plusieurs flux, celui avec la priorité la plus élevée (numéro le plus bas) est appliqué.

​

Règles

Les règles déterminent quand un devis nécessite une approbation. Vous pouvez combiner plusieurs conditions à l’aide de la logique AND/OR :

• Montant total : Déclencher l’approbation lorsque le total du devis dépasse un montant spécifique
• Montant ou pourcentage de remise : Exiger une approbation pour les devis avec des remises supérieures à un seuil
• Produits : Déclencher l’approbation lorsque des produits spécifiques sont inclus dans le devis
• Coupons : Exiger une approbation lorsque certains coupons sont appliqués
• Période d’essai : Déclencher l’approbation en fonction de la durée de la période d’essai
• Rôle du créateur : Exiger une approbation en fonction du rôle de l’utilisateur créant le devis

​

Étapes d’approbation

Chaque flux peut inclure une ou plusieurs étapes d’approbation. Les étapes sont traitées séquentiellement — un devis doit compléter toutes les étapes avant d’être entièrement approuvé. Pour chaque étape, vous pouvez configurer :

• Nom de l’étape : Un nom descriptif pour l’étape d’approbation (par ex., « Revue Sales Manager », « Approbation Finance »)
• Approbateurs : Sélectionnez les membres individuels de l’équipe ou les rôles pouvant approuver à cette étape
• Exigence d’approbation : Choisissez si tous les approbateurs doivent approuver ou si n’importe quel approbateur peut compléter l’étape
  • Tous les approbateurs : Chaque approbateur sélectionné doit approuver avant de passer à l’étape suivante
  • N’importe quel approbateur : Une seule approbation parmi les approbateurs sélectionnés est nécessaire

​

Notifications

Lorsqu’un devis nécessite une approbation, Hyperline notifie automatiquement les approbateurs concernés :

• Notifications par email : Les approbateurs reçoivent un email lorsque leur approbation est nécessaire
• Notifications Slack (optionnel) : Vous pouvez connecter un canal Slack à chaque flux d’approbation. Lorsqu’une approbation est nécessaire à n’importe quelle étape, une notification est envoyée au canal configuré avec les détails sur le devis, le demandeur, l’étape du flux et les approbateurs

Configurez les notifications Slack dans les paramètres du flux en sélectionnant le canal où les notifications doivent être envoyées. En savoir plus sur l’intégration Slack.

​

Priorité des flux

Si vous avez plusieurs flux d’approbation, vous pouvez définir leur ordre de priorité. Lorsqu’un devis correspond à plusieurs flux, seul le flux ayant la priorité la plus élevée (numéro le plus bas) est appliqué. Pour ajuster la priorité, faites glisser et déposez les flux dans la page Settings > Approvals.

​

Processus d’approbation

​

Pour les créateurs de devis

Lorsque vous créez un devis qui correspond à un flux d’approbation :

1. Après avoir validé le devis, il passe automatiquement au statut Pending approval
2. Vous verrez quel flux d’approbation a été déclenché et quelle étape est actuellement active
3. Vous recevez des notifications par email lorsque :
   • Votre devis est approuvé et prêt à être envoyé
   • Votre devis est rejeté avec une raison de l’approbateur
   • Un approbateur demande des modifications (le devis passe au statut Change requested)

Si votre devis est rejeté ou si des modifications sont demandées, vous pouvez :

• Modifier le devis pour répondre aux retours de l’approbateur, puis le soumettre à nouveau pour approbation
• Annuler le devis si vous décidez de ne pas poursuivre

​

Pour les approbateurs

Lorsqu’un devis nécessite votre approbation :

1. Vous recevez une notification par email (et une notification Slack si configurée)
2. Accédez au devis depuis le lien de l’email ou trouvez-le à l’aide du filtre Need your approval dans la liste des devis
3. Examinez les détails du devis
4. Cliquez sur Approve ou Reject :
   • Approve : Le devis passe à l’étape d’approbation suivante (ou devient approuvé s’il s’agit de l’étape finale)
   • Reject : Vous pouvez fournir une raison ou un commentaire. Le devis passe au statut Change requested et le créateur est notifié

​

Statuts des devis

Les devis dans le processus d’approbation peuvent avoir les statuts suivants :

• Pending approval : Le devis attend une approbation à une ou plusieurs étapes
• Change requested : Un approbateur a rejeté le devis et a demandé des modifications. Le créateur du devis doit modifier le devis ou l’annuler
• Approved : Toutes les étapes d’approbation sont terminées. Le devis peut maintenant être envoyé au client pour signature

Vous pouvez filtrer les devis selon ces statuts dans la liste des devis, et utiliser le filtre Need your approval pour trouver rapidement les devis en attente de votre revue.

---

​

Permission simple d’approbation des devis

Lorsque la fonctionnalité de flux d’approbation (décrite ci-dessus) n’est pas activée, Hyperline fournit une permission d’approbation de devis dédiée. Lorsqu’un utilisateur sans cette permission crée et valide un devis (depuis l’UI ou un CRM), le devis passe à un état Pending approval et nécessite qu’un autre utilisateur disposant de la permission d’approbation l’approuve avant qu’il puisse être envoyé pour signature. Dans ce flux, Hyperline ne propose pas de notifications automatiques aux utilisateurs disposant de la permission d’approbation des devis lorsqu’un devis nécessite une approbation. Cependant, vous pouvez mettre en place des notifications dédiées (email, message Slack, etc.) en utilisant des outils de workflow externes comme Zapier ou du code personnalisé. Hyperline fournit un événement webhook dédié — quote.approval_requested — déclenché chaque fois qu’un devis est enregistré et nécessite une approbation.