Gestion des taxes

Lors de la facturation des clients, les entreprises doivent appliquer le bon régime fiscal en fonction de leur localisation et des lois applicables. Les deux principaux types de taxes que l’on voit couramment sur les factures sont la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et la Sales Tax.

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Comment fonctionne la TVA

La TVA est une taxe à la consommation appliquée à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement où de la valeur est ajoutée, de la production au point de vente. Le consommateur final supporte finalement la taxe. La TVA est courante dans la plupart des pays du monde, en particulier en Europe et dans certaines parties de l’Asie et de l’Afrique. Les taux de TVA varient selon les pays et sont souvent classés en taux standard, réduit et nul pour différents biens et services.

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Dans l’UE

Tout d’abord, assurez-vous d’être enregistré auprès de l’administration fiscale de votre pays et de détenir un numéro de TVA valide, également appelé numéro d’identification TVA intracommunautaire. Ce numéro sera essentiel pour mener les activités liées à la TVA. Ensuite, il est crucial de déterminer si vos clients sont des entreprises ou des consommateurs. Hyperline vérifiera les numéros de TVA pour vous afin que vous puissiez vous assurer de ne gérer que des entreprises légalement enregistrées. Voici un schéma illustrant comment la TVA doit être appliquée (et comment Hyperline fonctionne en coulisses). Lors de l’émission de factures, il est obligatoire d’inclure la TVA, même si elle est à taux nul. Les déclarations de TVA doivent également être soumises régulièrement, généralement mensuellement, trimestriellement ou annuellement, selon les exigences spécifiques de chaque pays. Soyez diligent dans l’accomplissement de ces obligations pour rester conforme. Une fois que vous êtes enregistré à la TVA dans un autre pays de l’UE, il est important de noter que vous ne devez pas facturer la TVA à la fois pour votre propre pays et pour le pays du client. La TVA ne doit être appliquée qu’une seule fois, conformément aux règles et réglementations du lieu du client. Enfin, gardez à l’esprit que l’obtention d’un numéro de TVA dans un nouveau pays peut être un processus long, prenant généralement environ 6 semaines. Ce délai peut varier en fonction du pays dans lequel vous demandez l’enregistrement. La patience et le respect des procédures nécessaires seront essentiels pendant cette période.

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En dehors de l’UE

Si vous êtes une entreprise enregistrée dans un pays de l’UE, vous ne facturez pas de TVA aux clients situés en dehors de l’UE. Veuillez consulter cette page pour en savoir plus sur les différents taux de TVA dans le monde.

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Comment fonctionne la Sales Tax

La Sales Tax est une taxe imposée sur la vente de biens et de services, collectée uniquement au point de vente auprès du consommateur final. Elle est principalement utilisée aux États-Unis et dans certaines parties du Canada, et les taux sont généralement fixés par les États ou les gouvernements locaux et varient considérablement selon les juridictions.

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Les taxes dans Hyperline

Dans Hyperline, les paramètres fiscaux sont gérés par entité de facturation, vous offrant une flexibilité dans la définition d’un comportement fiscal spécifique selon l’entité juridique responsable de l’émission des factures clients. Hyperline résout automatiquement le bon régime fiscal et applique le taux standard de la taxe, le taux d’imposition par défaut appliqué à la plupart des biens et services. C’est le taux général fixé par le gouvernement, qui s’applique sauf si un bien ou service spécifique est éligible à un taux réduit, un taux nul ou une exonération. Deux options sont disponibles concernant la collecte de la TVA :

1. Collecte automatique des taxes : Hyperline collectera automatiquement les taxes en fonction de votre pays d’origine et des informations du client (pays, numéro de TVA, etc.). Le montant et le taux de TVA corrects seront appliqués aux factures émises.
2. Gestion manuelle des taxes : Hyperline permet une gestion manuelle des taxes où vous êtes responsable du remplissage des taxes par pays.

Pour opter pour ce mode, vous devez accéder à la section « Paramètres », puis « % Taxes » et désactiver l’interrupteur « Activer la collecte automatique des taxes », qui est activé par défaut.

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Taxes sur les factures

Les taxes (taux et montants) apparaîtront sur toutes les factures sous le sous-total facturé. Lors de la création, de la modification ou de la duplication de factures, vous pouvez définir manuellement des taux personnalisés pour chaque ligne individuelle.

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Taxe par client

Vous pouvez personnaliser le taux de taxe par client si nécessaire, mais attention, un taux de taxe manuel défini sur un client ne permettra pas à Hyperline d’afficher les informations légales associées à ce taux sur la facture. Vous pouvez ajouter une note de facture personnalisée pour le client afin de remédier à cela.

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Personnaliser le taux de taxe par client

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Assujettissement à la taxe par client

Chaque client peut être marqué comme Assujetti ou Exonéré de taxe depuis le formulaire de modification du client. Utilisez Assujetti pour le cas standard où Hyperline doit calculer les taxes à partir de vos paramètres fiscaux, de la localisation du client, de l’identifiant fiscal et de la configuration du produit. Utilisez Exonéré de taxe lorsqu’un client ne doit pas être taxé, par exemple lorsque vous avez collecté et validé un certificat d’exonération fiscale en dehors de Hyperline.

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TVA dans l’UE

Hyperline gère automatiquement la TVA dans l’UE - mais un client n’obtiendra un taux d’autoliquidation (donc un taux de 0 %) que si le numéro de TVA est rempli sur son profil. Vous pouvez le faire vous-même ou les laisser le faire depuis leur portail / parcours de checkout.

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Vérification des numéros de TVA invalides

Bien que nous vérifions la validité du numéro de TVA et l’affichions dans votre interface, nous faisons confiance à votre client tant que le format du numéro de TVA est valide. Les bases de données de TVA ne sont pas toujours à jour et Hyperline ne peut pas toujours confirmer qu’un numéro spécifique appartient à un client spécifique.

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Exiger l’identifiant fiscal du client

Activez Exiger l’identifiant fiscal du client lorsque tous les clients entreprises facturés par une entité de facturation doivent avoir un identifiant fiscal. Lorsqu’il est activé, le champ identifiant fiscal est traité comme obligatoire pour les clients entreprises. Utilisez-le lorsque votre processus de facturation nécessite un identifiant fiscal avant que les factures, devis ou détails de facturation sur page hébergée ne puissent être complétés. Pour l’activer, accédez à Paramètres > Taxes pour l’entité de facturation souhaitée et activez Exiger l’identifiant fiscal du client.

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Exiger un identifiant fiscal valide pour l’autoliquidation

Par défaut, Hyperline applique le taux d’autoliquidation dès qu’un numéro de TVA est fourni sur le profil du client, sans vérifier sa validité. Vous pouvez activer un comportement plus strict qui exige que le numéro de TVA soit valide (vérifié dans la base de données fiscale pertinente) avant que le taux d’autoliquidation ne soit appliqué. Si le numéro de TVA est manquant ou invalide, le taux de taxe standard du pays du client est appliqué à la place. Pour l’activer, accédez à Paramètres > Taxes pour l’entité de facturation souhaitée et activez Exiger un identifiant fiscal valide pour l’autoliquidation. Ce paramètre est désactivé par défaut.

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Taux de taxe par défaut

Lors de l’utilisation de la fonction de collecte automatique des taxes de Hyperline, vous pouvez définir des codes pour les taux de taxe par défaut afin qu’ils correspondent aux codes de votre logiciel de comptabilité.

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Attribuer un code aux taux de taxe par défaut

Si vous avez un logiciel de comptabilité connecté à Hyperline, les codes de taxe seront automatiquement liés aux lignes d’éléments avant la transmission de la facture à votre logiciel de comptabilité.

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Taux de taxe personnalisés

Bien que les taux de taxe standard d’un pays soient utilisés par défaut dans la logique de taux de taxe de Hyperline, vous pouvez également personnaliser des taux de taxe spécifiques pour répondre à vos besoins, qui n’ont pas à correspondre aux taux standard généraux.

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Créer un taux de taxe personnalisé réutilisable

Les taux de taxe personnalisés peuvent ensuite être attribués à des produits de votre catalogue, permettant un contrôle précis du taux applicable à chaque produit, selon l’entité de facturation.