Créer une facture
La création manuelle de factures est utile pour des besoins de facturation ad hoc qui ne relèvent pas de vos flux standards d’abonnement ou de paiement. Depuis la page de détails du client, cliquez sur Créer une facture.
Configuration
Configurez les informations d’en-tête et les détails de la facture.
- Date d’émission, pour la conformité légale, la date d’émission est automatiquement fixée à aujourd’hui et ne peut pas être modifiée.
- Date d’échéance, définissez toute date future (y compris aujourd’hui) comme date d’échéance. Une fois atteinte, le statut de la facture passera à
en retard, comme pour la fonctionnalité de délai de paiement. - Bon de commande, ajoutez éventuellement une référence de bon de commande personnalisée à la facture.
- Note personnalisée, incluez éventuellement des informations supplémentaires pour votre client dans un champ de note personnalisée.
- Lier un abonnement, attachez éventuellement une facture à un abonnement à des fins de reporting.
Lignes
Les lignes représentent les produits et services figurant sur la facture. Personnalisez le nom, la description, l’intervalle de facturation et le taux de taxe pour chacune d’elles. Le prix total est calculé automatiquement en multipliant la quantité par le prix unitaire.
Les lignes peuvent avoir des montants négatifs pour représenter des crédits ou des ajustements. Notez que le montant total de la facture ne peut pas être négatif.
Propriétés personnalisées
Si vous avez créé des propriétés personnalisées pour les factures, vous pouvez les remplir lors de la création ou de la modification d’une facture. Utilisez les propriétés personnalisées de facture pour conserver des informations structurées telles qu’une référence de contrat, un commercial responsable, un centre de coût interne ou toute valeur qui doit suivre la facture dans le reporting et les intégrations. Lorsqu’une facture est générée à partir d’un abonnement, Hyperline copie automatiquement les valeurs des propriétés personnalisées de l’abonnement vers la facture lorsque la même propriété personnalisée est disponible sur les deux entités. Vous pouvez toujours modifier la valeur de la facture ensuite lorsque la facture peut être mise à jour.Supprimer ou réordonner les lignes
Les lignes peuvent être retirées de la facture ou réordonnées pour correspondre à l’ordre de votre choix.
Appliquer des coupons
Les coupons appliquent une réduction d’un montant fixe sur le total de la facture avant taxes.
Créer un brouillon
Cliquez sur Créer une facture brouillon pour générer la facture avec le statutbrouillon. Les factures en brouillon ne sont pas envoyées aux clients et peuvent être modifiées plusieurs fois avant d’être finalisées manuellement.
Modifier une facture
Modifiez les factures pour ajuster les informations avant de les envoyer pour paiement. Cela offre un contrôle total sur le contenu final de la facture.Une fois qu’une facture a été émise, certains éléments comme la date d’émission, les lignes et les coupons ne peuvent plus être modifiés en raison d’exigences légales. Les coordonnées de facturation du client, la note personnalisée et le bon de commande peuvent être modifiés même après que la facture a été marquée comme payée.
Dupliquer une facture
Dupliquez des factures existantes pour créer rapidement des factures similaires ou corriger des erreurs dans des factures finalisées. C’est la bonne approche pour :- Reproduire rapidement un paiement pour une autre période
- Corriger des erreurs dans une facture finalisée en créant une nouvelle version
- Réutiliser la structure d’une facture avec des informations mises à jour
Les factures dupliquées reflètent automatiquement toute mise à jour de l’adresse ou du taux de taxe du client. Si la facture d’origine avait un compte bancaire qui a été supprimé, la facture dupliquée n’incluera pas de référence de compte bancaire.
Erreurs de validation courantes
Lors de la création, de la modification ou de la duplication de factures, vous pouvez rencontrer des erreurs de validation. Voici les plus courantes et comment les résoudre : Informations requises manquantes- ID client manquant : Assurez-vous qu’un client est sélectionné avant de créer la facture.
- Devise manquante : Sélectionnez une devise pour la facture.
- Nom de ligne manquant : Toutes les lignes doivent avoir un nom.
- Montant unitaire de ligne manquant : Toutes les lignes doivent avoir un montant unitaire spécifié.
- Montant du coupon manquant : Tous les coupons doivent avoir un montant de remise.
- La date d’émission ne peut pas être dans le passé : Lors de la création de factures, la date d’émission doit être aujourd’hui ou plus tard (sauf en cas de duplication).
- La date de règlement ne peut être définie que pour les factures payées : Seules les factures avec le statut
payéepeuvent avoir une date de règlement. - La date de règlement est obligatoire pour les factures payées : Les factures marquées comme
payéesdoivent inclure une date de règlement.
- L’adresse n’est pas suffisamment complète pour la déclaration de taxe : Assurez-vous que l’adresse de facturation du client comprend tous les champs requis pour la conformité fiscale.
- Le nom du client est requis pour le calcul des taxes : Le client doit avoir un nom pour que les calculs de taxes fonctionnent correctement.
- Produit introuvable : Le produit référencé a peut-être été supprimé. Sélectionnez un autre produit ou supprimez la référence au produit.
- Facture en double trouvée : Une facture avec les mêmes détails existe déjà pour ce client.
- Certaines factures n’existent pas ou sont déjà liées à une autre facture : Lors de la liaison de factures, assurez-vous que toutes les factures référencées existent et ne sont pas déjà liées.
- Échec de récupération de la transaction du prestataire : Un problème est survenu lors de la connexion au prestataire de paiement. Réessayez ou contactez le support.
Quelque chose reste flou ? N’hésitez pas à contacter notre équipe via le chat in-app si vous avez besoin d’aide supplémentaire.