Relances de factures & recouvrement

Lors de l’utilisation de cartes ou de prélèvements automatiques, la collecte des paiements est entièrement automatisée, le moyen de paiement du client étant prélevé par Hyperline sans aucune opération manuelle de la part de l’une ou l’autre des parties. Cependant, recevoir les paiements à temps des clients qui paient manuellement peut être plus difficile, nécessitant souvent de leur rappeler les factures dues et les paiements manquants. Hyperline propose un module complet de relances de factures, vous permettant de planifier des e-mails de relance automatisés avant, à ou après la date d’échéance de la facture. Vous pouvez créer plusieurs séquences, segmentées par cohortes. Ces séquences peuvent contenir autant d’e-mails de relance que vous le souhaitez, avec un objet et un corps d’e-mail personnalisés. Cela vous permet d’adapter votre communication de recouvrement, d’automatiser les suivis de paiement et d’éliminer le besoin d’intervention manuelle.

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Configurer une séquence de relance

Pour créer une nouvelle séquence de relance, accédez à Facturation > Relances.

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Audience

Lors de la création d’une séquence, vous devez configurer une audience, qui définit à quels clients la séquence de relance s’applique. Seules les factures payées par virement bancaire ou sans moyen de paiement défini sont éligibles. Il existe deux façons de définir l’audience d’une séquence de relance :

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À l’aide d’un segment

Vous pouvez sélectionner un segment de clients existant comme audience pour votre séquence de relance. C’est l’approche recommandée lorsque vous avez déjà des segments correspondant aux cohortes que vous souhaitez cibler — par exemple, « Clients Enterprise en France » ou « Clients payant par virement bancaire en anglais ». Les segments sont évalués en continu, donc à mesure que les clients entrent ou sortent du segment, ils sont automatiquement inclus ou exclus de la séquence de relance.

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Filtres personnalisés

Vous pouvez également définir une audience personnalisée directement sur la séquence à l’aide de filtres :

• Langue — filtrez par langue du client pour garantir que les relances sont envoyées dans la langue appropriée. Si la langue n’est pas un facteur, sélectionnez l’option Tous pour inclure tous les clients quelle que soit leur préférence linguistique.
• Propriétés personnalisées — filtrez par propriétés personnalisées configurées sur vos clients. Cela vous permet d’adapter les audiences en fonction d’attributs spécifiques, permettant un contrôle plus précis de vos séquences de relances de factures.

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Personnaliser les e-mails

Lors de l’ajout d’un e-mail à votre séquence de relance, vous pouvez configurer le déclencheur en fonction d’un nombre de jours avant, à ou après la date d’échéance de la facture. Vous pouvez également configurer l’objet et le corps de l’e-mail avec votre propre contenu. La facture en PDF sera automatiquement jointe à toutes les relances par e-mail envoyées. Pour prévisualiser l’e-mail dans votre boîte de réception, vous pouvez utiliser le bouton « Envoyer un e-mail de test ».

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Exclure un client des relances

Pour exclure un client spécifique des séquences de relance, vous pouvez désactiver le paramètre « Relances de factures par e-mail » sur votre client : accédez au Client > Cliquez sur le client > « Modifier » en haut à droite de la page > Désactivez « Relances de factures par e-mail ».

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Suivi des e-mails envoyés

Lorsqu’une relance par e-mail est envoyée pour une facture spécifique, un journal d’historique correspondant est ajouté à l’historique de la facture. Comme pour les autres e-mails, nous fournissons les statuts de livraison, d’ouverture et de lecture pour une traçabilité complète.